WorkNote/SanPinPLM/相关操作/1.EDM/75.文档审批流程模板制作.md

介绍

流程模板是预先定义好的工作流程框架，用于指导和标准化产品开发、生产和维护过程中的各项活动。在PLM中制作流程模板，有着如下几点目的：

• 标准化流程： 流程模板提供了一套标准化的操作流程，减少了因为个人差异或理解不同而导致的工作不一致，确保了跨部门或跨团队工作的连贯性和一致性

• 加速决策和执行： 通过预定义的流程和规则，流程模板可以加速决策过程，减少等待时间和人为错误，使团队能够更快地推进项目

• 促进协作： 模板明确了各个角色的责任和参与节点，促进了跨职能团队之间的协作，确保每个人都了解自己的任务和期望

• 减少培训成本： 新员工或团队成员可以通过遵循模板快速上手，减少了对特定人员依赖的需求，降低了培训成本

• 提高质量和合规性： 标准化的流程有助于遵守行业标准和法规要求，减少潜在的合规风险，同时提高产品质量

有了 文档审批流程模板 才能 执行文档审批流程

前置要求

制作流程模板，需要用户角色至少具备 流程模板 的 可见、浏览、修改、新增 权限

制作方式

满足 前置要求 的用户能够在 流程管理 模块中打开 流程模板 选项，并浏览到系统中的模板

新建文件夹

在 流程模板目录 中右键，选择 新建 → 文件夹 → 普通文件夹

在弹出的窗口中输入文件夹名称，点击确定即可完成新建

新建流程模板

在要新建流程模板的文件夹中，右键选择新建 流程模板

即可弹出流程模板的属性定义界面

必要概念掌握

工作流名称

流程模板属性定义界面中的 常规 页签中的 工作流名称 是必填项

开始过程与结束过程

用户在 流程图定义 页签中对流程的相关过程进行设计。在流程图中，每一个方框都代表着一个过程，任何一个流程都有开始与结束两个过程，这两个过程是不允许被删除的。此外，开始流程允许进行一定程度上的修改，而结束流程不允许修改

过程名称

过程属性定义界面中的 常规 页签中的 过程名称 是必填的（默认会有个名字，建议改名成便于理解的，开始过程可改可不改）

过程类型

过程属性定义界面中的 常规 页签中的 过程类型 有三个常用类型为普通、归档、发布

• 普通类型不作介绍
• 归档类型会在该过程执行完后，将在走工作流的这份文件存放至归档区当中
• 发布类型则需要设计在归档类型之后，用户在该过程中可将文件发放给指定用户

参与人

过程属性定义界面中的 参与人与时间 页签中需要指定当前过程的参与人（开始过程有默认参与人，无需修改）

• 添加用户：可以选择系统中的某个用户作为该过程的参与人，可以多选（不推荐，当人员变动时需要改动流程，相对死板）

  

• 添加岗位：可以选择系统中的某个岗位作为该过程的参与人，只要是该岗位的用户，都可以作为该过程参与人（建议采用这种方式）

  

• 添加动态用户：动态用户会根据流程启动者或上一过程的参与人的不同而产生变化（相对复杂，如果不确定可以忽略）

  

参与人角色

过程属性定义界面中的 参与人与时间 页签中需要指定当前过程的参与人的流程角色（开始过程的默认参与人有流程角色，无需修改）

• 过程执行人：常用，具备对文档的修改等权限
• 只读过程执行人：常用，只能查看文档
• 其他不常用，此处不做介绍

设定操作

过程属性定义界面中的 高级设定 页签中能够设定在当前过程中希望系统进行的操作

根据该过程希望系统执行的操作，在上图方框中进行新增，每一个操作都需要单独定义一条设定

例如：

• 该过程的参与人需要签字 → 需要新增一条设定
• 该过程需要写入签字时间 → 需要新增一条设定
• 该过程需要写入文档编码 → 需要新增一条设定

希望系统做几件事，那就定义几条设定

==每一条设定都需要设置 属性名称==，这个名称与文档中的定位名称相同

此外，还需要根据情况设置 流程属性 或 对象属性，==对于文件在创建之初就具备的属性，需要在 对象属性 中进行设置，对于文件在走流程时逐渐添加上去的信息，需要在 流程属性 中进行设置==

例如：

• 希望系统自动写入文件版本 → 文件自创建之初就有版本 → 在 对象属性 中设置
• 希望系统自动写入文档编码 → 文件自创建之初就有编码 → 在 对象属性 中设置
• 希望系统自动签上参与人的电子签名 → 文件创建之初没有这个签名，需要流程审批之后才会有签名 → 在 流程属性 中设置
• 希望系统自动写入参与人签名的时间 → 文件创建之初没有签名时间，需要流程审批之后才会有签名时间 → 在 流程属性 中设置

系统不仅可以为 文档 设定操作，还可以为 窗体表单 、 文档变更记录 等设定操作

操作

1. 创建 流程模板

   

2. 工作流命名，以简单好记，容易辨认为准

   

3. 打开 流程图定义 页签

   

4. 定义 开始过程 或 新建过程

   

5. 定义过程：双击 “ 过程 ”，或对 “ 过程 ” 右键选择 “ 属性 ”

   

6. 过程命名，以简单好记，容易辨认为准（开始过程可以不用改名）

   

7. 设置 参与人 与 角色 （开始过程可不用）

   

8. 在 高级设定 中 设定操作

   

9. 完成后点击确定

10. 定义其他过程，拖动过程调整位置

    

11. 归档或发布过程：新建过程时选择 “ 归档 ” 或 “ 发布 ” 即可，或者通过过程类型设置

    

12. 将各个过程串联：选择前一个过程，右键选择 “ 指定后过程 ”，再点击后一个过程（发布过程要在归档过程之后）

    

13. 完成串联

    

14. 点击右下角 “ 确定 ” 按钮进行保存

    

扩展操作

多个后续过程

若希望在流程中，某一过程执行完成后，下一过程可以有多位参与人进行会签，那么需要根据参与人设置不同的过程，每一个参与人都需要对应一个过程，并且将多个过程并排排列，让上一过程连线到后续的多个过程上

盖章

若希望文件在系统中通过某个过程后，能够自动盖上公章，那么需要在文档模板上进行相应的制作，并且在设定操作时，在 流程属性 中选择对应的 公章 即可

手动选择过程执行人

对于某个过程中，有多位 参与人，但是在执行流程时，只希望其中的某位参与人参与到流程中的情况，可以对有多位参与人的这个过程进行设置，使流程在执行到此过程的上一过程时，让提交的用户手动选择要让哪位参与人参与。若不设置，则在提交过程时，默认提交给所有参与人

在 过程定义 → 执行策略 中，勾选 过程启动时，需前面过程提交人手工选择该过程执行人

扩展概念

动态用户

流程中的动态用户包含 流程类 与 部门类

其中部门类涉及到：用户定义界面的 主管领导，部门定义界面的 管理负责人，岗位定义界面的 负责人

其中与部门定义界面的 管理负责人 相关的动态用户有五类，与用户定义界面的 主管领导 相关的动态用户有三类，与岗位定义界面的 负责人 相关的动态用户有一类

上级部门负责人

流程启动者所在部门的上级部门的管理负责人

本部门负责人

流程启动者所在部门的管理负责人

所属主管的主管

流程启动者主管的主管，主管是用户定义界面的 “ 主管领导 ”

上一过程用户主管

上一过程的参与者的主管

上一过程用户部门负责人

上一过程的参与者所属部门的管理负责人

上一过程用户父部门负责人

上一过程的参与人所属部门的父部门的管理负责人

上上级部门负责人

流程启动者的上上级部门的管理负责人

岗位负责人

流程发起者所属岗位的负责人

所属主管

流程发起者的主管领导

自动发布

在 过程类型 为 发布 的过程中的 发布通知 页签能够设置 自动发布

勾选 自动发布 后，添加 通知用户 并设置 权限

设置完成后，启动流程，走到发布过程时，系统会依据设置好的 发布通知 进行自动发布

提交策略

无选择转移

无选择转移是过程的默认选项，此策略表示程序将启动所有后续过程

在有 多个后续过程 的情况下，此提交策略在过程提交后，多位会签的所有过程都会收到此流程，并且不允许取消勾选

有选择转移

手工选择

手工选择指用户在提交当前过程时，需要手动选择此流程需要流转到哪几个过程，分有两种情况：

1. 选择一个：需要用户选择一个后续过程
2. 选择多个：需要用户选择一个或多个后续过程

在有 多个后续过程 的情况下，此提交策略在过程提交后，要求用户手动选择后续过程，提交后，流程将流转到被选择的过程，未被选择的过程则不会收到流程

条件选择

条件选择仅限于 窗体表单 在制作 流程分支设置 时使用，指用户在提交当前过程时，系统可根据 窗体表单 上设置的条件，自动触发，执行相应的过程，分有两种情况：

1. 自动条件选择：完全按照满足条件进行选择，用户无法选择
2. 半自动条件选择：按照满足条件进行选择，同时用户可以选择

邮件通知

在通常情况下，工作流的每个过程都会发送一封邮件给相关参与人，该邮件属于系统内部邮箱邮件，而对于希望你 外部邮箱 收到通知的用户，想要在工作流执行到相应过程后会发送一封外部邮件给相关参与人，那么就需要在流程模板中进行相应的配置

前置要求

系统发送外邮通知，前提要求是为系统配置了公用的 公司外部邮箱 ，并且收件人也配置了 外部邮箱

邮件通知配置

在相应的过程定义界面，==打开 邮件通知 页签的 过程提交和驳回 界面==

在此页签中设置邮件通知策略，分为：

• 本过程提交后，进行邮件通知
• 本过程驳回后，进行邮件通知
• 本过程转办后，进行邮件通知

勾选相应的通知策略后，即可添加收件人，点击 添加 按钮后，收件人建议从 动态用户 中选择，通常情况下选择 后续过程参与人 即可

选择之后要记得勾选上 发送到Email邮箱，若不想系统系统内邮也有邮件，取消 发到系统邮箱 选项的勾选即可

邮件主题可以不用设置，系统会生成默认主题

建议邮件内容处填写上：请及时登陆PLM系统，处理您的流程

注意：若有 多位会签 的情况，需要为多个后续过程中的每个过程都设置邮件通知，才能确保会签结束后，下一过程参与人能够收到邮件通知。而在多个后续过程中都设置邮件通知的情况下，只有全部后续过程都执行完成，才会发送邮件通知到下一过程参与人处

如果会签中只有一个过程设置了流程通知，那么在该过程完成而会签没有结束的时候，系统会因流程没有流转到下一个过程而不发送通知邮件，即便会签中所有过程完成页不会发送邮件——因为会发送邮件的过程早就完成了

过程超期通知

过程超期通知需要==在 邮件通知 页签的 过程超期 界面进行进行配置==

对 “ 本过程超期后，进行邮件通知 ” 进行 勾选，然后点击 邮件设置 进行设置

与 邮件通知配置 中主题可默认生成不同，在 过程超期通知 中邮件的主题是不会默认生成的，需要手动填写

收件人也有所不同，==通常选择 动态用户 中的 本过程参与人==

说明：

1. 过程超期通知是在当前过程超期时进行通知，故而动态执行人通常选择本过程参与人
2. 主题与通知正文中必须有一个不为空，推荐写主题，以便于接收邮件时通过主题一目了然
3. 如果设置了提前XX小时通知，那么当前过程在距离XX小时超期时，系统会发送邮件通知 （提醒时间不准确）
4. 在过程超期时，系统会发送邮件通知，并且==在超期后，每隔四小时，系统都会重复发送一次邮件==（间隔四小时是按全天24小时算的，不是按工作时间算的）
5. 设置 流程超时只在工作时间提醒 的参数后可以避免在休息时间发送邮件，只在系统设定好的工作时间内发送邮件，从而达到减少邮件发送的频率的效果

相关参数

在 系统设置 → 参数配置 → 搜索“超时” → 流程超时只在工作时间提醒

设置决策人

对参与人勾选 决策人 后，在执行该流程时，决策人将会成为该过程的 必须执行人

命名规则

为流程模板配置 命名规则 后，每次以此模板创建新的流程，都能够依据 编码器 完成自动命名