# 介绍 在通常情况下，工作流的每个过程都会发送一封邮件给相关参与人，该邮件属于系统内部邮箱邮件，而对于希望 [外部邮箱](../相关操作/0.5-SETOUT/40.用户设置.md#Email) 收到通知的用户，想要在工作流执行到相应过程后会发送一封外部邮件给相关参与人，那么就需要在流程模板中进行相应的配置 # 操作 ## 配置 [公司外部邮箱](../相关操作/4.0-other/50.外部邮箱配置.md#公司外部邮箱) 打开 **系统设置** → **参数配置** → **系统参数** → **邮件相关类** → **企业邮箱账户**，然后点击 **新建账户** 按钮 ![img](../相关操作/1.0-EDM/assets/clip_image002-17226891823361.jpg) 在 **新建账户** 页面中输入外邮账户及密码（或者是POP3/SMTP或者IMAP/SMTP服务的专用密码） ![img](../相关操作/1.0-EDM/assets/clip_image002-17226892472982.jpg) 上图中“你的姓名”指得是在PLM中使用该邮箱发送邮件时，所使用的发件人名称 ![image-20240803205329902](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240803205329902.png) 填写完账号、密码、姓名后点击 “下一步” 即可。默认情况下系统会自动填写POP3服务器名称、帐号、SMTP服务器名称，如要调整可自行修改，确认无误后点击 “下一步” 即可 ![img](../相关操作/1.0-EDM/assets/clip_image002-17226897300633.jpg) 写服务器端口信息，点击 **测试帐户设置**，如果成功了，就可以点击 “完成” ![img](../相关操作/1.0-EDM/assets/clip_image002-17226897574764.jpg) ![image-20240803205640436](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240803205640436.png) 最后，在账户管理窗口点击 “确定” ![img](../相关操作/1.0-EDM/assets/clip_image002-17226898154915.jpg) 如此便完成了公司外部邮箱的配置 ## 配置用户 [Email](../相关操作/0.5-SETOUT/40.用户设置.md#Email) 在用户定义界面，在 [Email](../相关操作/0.5-SETOUT/40.用户设置.md#Email) 一栏中填写上相应的外部邮箱地址 ![image-20240529155337941](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240529155337941.png) ## 流程设置 [邮件通知](../相关操作/1.0-EDM/75.文档审批流程模板制作.md#邮件通知) 在相应的过程定义界面，打开 **邮件通知** 页签 ![image-20240713213741147](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240713213741147.png) 在此页签中设置邮件通知策略，分为： - 本过程提交后，进行邮件通知 - 本过程驳回后，进行邮件通知 - 本过程转办后，进行邮件通知 勾选相应的通知策略后，即可添加收件人，点击 “ 添加 ” 按钮后，收件人建议从 “ 动态用户 ” 中选择，通常情况下选择 “ 后续过程参与人 ” 即可 ![image-20240713214306604](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240713214306604.png) 选择之后要记得勾选上 “ 发送到Email邮箱 ”，若不想系统系统内邮也有邮件，取消 “ 发到系统邮箱 ” 选项即可 ![image-20240713214655747](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240713214655747.png) 邮件主题可以不用设置，系统会生成默认主题 邮件内容处填写上：当前流程已至您处，请及时处理 ![image-20240713215042298](../相关操作/1.0-EDM/assets/image-20240713215042298.png) > 注意：若有 [多位会签](../相关操作/1.0-EDM/75.文档审批流程模板制作.md#多个后续过程) 的情况，需要为每个会签过程都设置邮件通知，才能确保会签结束后，下一过程参与人能够收到邮件通知。而在多个会签过程中都设置邮件通知的情况下，只有全部会签过程都执行完成，才会发送邮件通知到下一过程参与人处